Para que una empresa de transporte público sea habilitada,  debió demostrar el cumplimiento de unos requisitos para obtener la autorización para la operación y prestación de los servicios de transporte. La resolución se otorga por término indefinido mientras subsistan las condiciones que dieron origen a la habilitación. 

¿Qué finalidad tiene la visita?

Para que una empresa de transporte público sea habilitada,  debió demostrar el cumplimiento de unos requisitos para obtener la autorización para la operación y prestación de los servicios de transporte. La resolución se otorga por término indefinido mientras subsistan las condiciones que dieron origen a la habilitación. 

Una de las finalidades de la visitas de la Superintendencia de Puertos y Transporte es verificar que la empresa aún cumpla con los requisitos que acreditó al momento de solicitar la habilitación y los demás que son propios de la prestación del servicio.

Al presentar la solicitud de habilitación la empresa se compromete a ejecutar una serie de acciones y programas encaminados a la correcta prestación del servicio. Por ello la entidad vigilará que los planes y programas propuestos se estén ejecutando según lo dispuesto en la normatividad vigente. 

Dentro de estas se encuentran el plan de rodamiento, plan estratégico de seguridad vial, plan de mantenimiento preventivo y correctivo, protocolos de alistamiento diario, revisiones bimensuales de los vehículos, y revisiones técnico mecánica y de gases. 

¿Qué documentos solicitan?

Inicialmente se exigen los documentos básicos de la empresa, como son el certificado de existencia y representación legal, la resolución de habilitación para prestar el servicio de transporte y estados financieros y principalmente aquellos que soportan la operación de transporte. 

Independientemente de la modalidad de la empresa, la Superintendencia de Puertos y Transporte exige una relación del parque automotor, plan de rodamiento, documentación que demuestre la relación laboral de los conductores, contratos de prestación de servicios,   aportes a la seguridad social y soportes de las capacitaciones realizadas.

Documentos relativos al mantenimiento preventivo y correctivo, formatos de alistamiento diario, pólizas vigentes de responsabilidad contractual y extracontractual,  y Plan Estratégico Seguridad Vial.

El mantenimiento preventivo y correctivo, su plan y cronograma se han vuelto un punto neurálgico de las visitas. La entidad ha encontrado un masivo incumplimiento en la ejecución de los mencionados. Están siendo diligenciados sin un real sustento y soportes sobre el cumplimiento de la Resolución 315 y 378 de 2013. Es recomendable usas aplicaciones tecnológicas para llevar un estricto control. Muchas veces los documentos se extravían o están en poder de los conductores y no están en la empresa cuando la autoridad los solicita.

Dependiendo de la modalidad de la empresa existen requerimientos específicos. Por ejemplo, a las empresa de transporte de carga se les solicitan manifiestos de carga, los cuales deben estar debidamente diligenciados, especificando deducciones, retenciones, pagos, valor de los fletes y estar debidamente firmados por un representante de la empresa.

A las empresas de transporte especial se les solicitan los contratos de prestación del servicio de transporte según los requisitos establecidos en los decretos reglamentarios, contratos de administración integral o contratos de administración por afiliación, resoluciones por medio de las cuales se les otorgó capacidad transportadora, y Formatos Unicos de Extracto de Contrato –  FUEC, y además se realiza una comparación entre la capacidad transportadora autorizada y la capacidad transportadora operacional, es decir, la cantidad y clase de vehículos vinculados y demostración del  porcentaje mínimo exigido de propiedad de la empresa

Es claro, que la empresa debe funcionar en instalaciones y condiciones propias de su objeto social, con el personal propuesto para obtener la habilitación, y contar con los departamentos administrativos, operativos, de sistemas de información y comunicaciones, de gestión documental y de atención a los usuarios.

¿Puede la Superintendencia de Puertos y Transporte visitarme sin previo aviso?

Si puede hacerlo. No es obligación de la entidad avisar el día y hora en que realizará la visita.

¿Qué sucede si me niego a recibir la visita?

La Superintendencia de Puertos y Transporte abrirá investigación administrativa sancionatoria en contra de la empresa por renuencia a suministrar información. Si se demuestra que el vigilado es responsable por no facilitar la inspección y suministrar la información, puede imponérsele una sanción pecuniaria que puede llegar hasta los 100 o 700 salarios mínimos mensuales.

¿Qué sigue después de la visita?

Si usted cumple con todos los requisitos y aporta todos los documentos solicitados su empresa la visita no tendrá consecuencias. Se dejará constancia en el acta y se entenderá cumplida la diligencia.

En caso contrario, que la empresa no cumpla con algunos de los requisitos o adolezca de algún documento requerido, la Superintendencia abrirá investigación administrativa sancionatoria en contra de la empresa, la cual deberá ser atendida por la empresa para realizar la debida defensa jurídica a través de un abogado especializado en la materia.. De acuerdo a la Ley 336 de 1991, Estatuto Nacional de Transporte, las multas oscilan entre 1 y 700 salarios mínimos mensuales.

De acuerdo con lo estipulado en el artículo 46, literal a, del decreto 3366 de 2003, las empresas de transporte tienen un término no inferior a tres meses para superar las deficiencias presentadas, antes de que la entidad de vigilancia y control pueda proceder a la cancelación de las licencias, registros, habilitaciones o permisos de operación de las empresas de transporte.

Finalmente y ante la publicación en medios de comunicación sobre lamentables casos en que funcionarios de la Superintendencia de Puertos y Transporte, solicitan prebendas y dádivas, para no reportar posibles incumplimientos de las empresas de transporte, se recomienda no acceder a este tipo de exigencias, pues tanto el que ofrece como el que recibe puede enfrentar procesos penales por la presunta comisión de delitos susceptibles de detención en prisión (ARTICULO 405. COHECHO PROPIO, ARTICULO 406. COHECHO IMPROPIO y ARTICULO 407. COHECHO POR DAR U OFRECER DEL CODIGO PENAL)  y además estas conductas reprobables, cuando no son denunciadas se vuelven repetitivas y continuadas por parte de los funcionarios que realizan la supervisión a las empresas.

Estos casos pueden ser denunciados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Superintendencia de Puertos y Transporte, a través de una PQR en la página web de la entidad y de una denuncia penal ante la Fiscalía General de la Nación